حسابداری فروشگاهی چیست؟

حسابداری فروشگاهی چگونه است؟

اگر صاحب یک فروشگاه، یک مغازه یا یک شرکتی باشید که با خرید کالا و فروش آن ها به سایر اشخاص درآمد کسب می کنید احتمالا در حساب کتاب امور مربوط به خرید و فروش محصولاتتان، انبارش کالاها و پرداخت حقوق و دستمزد پرسنل و سایر موارد اینچنینی با چالش هایی روبرو شده اید و یا اگر حسابدار یک مجموعه باشید احتمالا حسابداری فروشگاه به گوشتان خورده است، ممکن است از اسم آن تصور کنید حسابداری فروشگاهی، حسابداری مغازه ها و یا کسب و کارهای این چنین باشد. تا حدودی درست فکر کرده اید اما این بخشی از حسابداری فروشگاهی است پس با ما همراه باشید تا در این مقاله به طور کامل با این مفهوم آشنا شوید.

هر شرکت یا سازمانی که تاسیس می شود با اهداف خاصی تشکیل می شود که یکی از اهداف آن می تواند رسیدن به درآمد بیشتر و سودمالی بیشتر باشد. برای تحقق این هدف قطعا یک سیستم حسابداری مدون و صحیح می تواند کمک زیادی کند. شرکت ها انواع مختلفی دارند نظیر بازرگانی، خدماتی، تولیدی و مواردی از این قبیل. حسابداری فروشگاهی مربوط به شرکت های بازرگانی می شود و باید خدمات حسابداری مربوط به خود را دریافت نمایند.
قبل از آنکه در مورد حسابداری بازرگانی صحبت کنیم ابتدا باید خود شرکت بازرگانی را بشناسیم .

شرکت بازرگانی به مجموعه ای گفته می شود که کالاها را به صورت عمده خریده و سپس به صورت عمده یا خرده فروشی به اشخاص دیگری می فروشد. نکته مهم این است که این شرکت ها دخل و تصرفی درچرخه تولید محصولات ندارند. این نوع شرکت ها می توانند مانند فروشگاه های سوپر مارکت در سطح شهر باشند یا شرکت های بزرگ که که با خرید یک یا چند کالا و سپس با  فروش آن به درآمد برسند.

حسابداری فروشگاهی چه کاری انجام می دهد؟

برای توضیح این بخش باهم یک مساله فرضی را مطرح می کنیم و سپس پیش می رویم . تصور کنید شما یک فروشگاه افتتاح کردید و قصد دارید یک سری کالا را از تامین کنندگان خود خریداری کرده و سپس این کالاها را بفروشید. حال برای اینکه کالاهای خریداری شده را در جایی نگهداری کنید یک محلی را به عنوان انبار در نظر می گیرید و هم چنین برای فروش کالاهای خود نیاز به فروشنده پیدا می کنید.

فعالیت خودتان را آغاز می کنید و فروشندگان شروع به فروش محصولات می کنند شما بدون اینکه میزان کالاهایی که از انبار خارج شده و یا تعداد کالاهایی که فروش رفته است را در جایی ثبت کنید به فعالیت خود ادامه می دهید در ابتدا شاید این روند شما را دچار خطا و اشتباه نکند آیا بعد از 6 ماه از آغاز کسب و کار هم باز این چنین است؟ قطعا خیر.

حسابداری فروشگاهی دقیقا همین نظم را برای ما به وجود می آورد که چه تعداد کالا از انبار خارج شده است یا چه مقدار کالا فروخته شده، کدام مشتری بدهی دارد، میزان فروش هر فروشنده چه قدر بوده است و غیره.

همانطور که می بیند پس حسابداری فروشگاهی می تواند کمک به سزایی به مجموعه کند و قطعا اگر به درستی پیاده سازی شود از طریق گزارش هایی که به دست صاحبین مشاغل می رسد می توان از خیلی ضررها را  جلوگیری کرد و یا حتی باعث سود آوری بیشتر فروشگاه شود.

متاسفانه بسیاری از صاحبین کسب و کار تصور می کنند که این فرآیند کار ساده و سطحی هستش و خودشان می توانند از پس آن بربیایند ولی با توجه به مشغله هایی که برایشان وجود دارد نمی توانند این کار را به درستی انجام دهند و حضور یک حسابدار متخصص برای این مشاغل لازم و ضروری است.

حالا که با حسابداری فروشگاهی آشنا شده اید وقت آن رسیده که با بخش های مختلف آن شما را آشنا کنیم:

فروش در حسابداری فروشگاهی:

حتما یکی از بخش هایی که برای هر فروشگاهی حائز اهمیت است مسئله فروش کالاست .

یک مجموعه، کالا را به 4 روش به فروش می رساند: 1- فروش نقدی 2- فروش نسیه 3- فروش اقساطی 4-فروش امانی

1-فروش نقدی:

فروش نقد به این صورت است که همزمان با تحویل کالا توسط فروشنده، خریدار مبلغ کالای خریداری شده را به فروشنده تحویل می دهد.

2- فروش نسیه:

در این نوع فروش فروشنده کالا را به خریدار تحویل می دهد و خریدار متعهد می شود تا مبلغ کالاها را در موعد مقرری به فروشنده تحویل دهد.

 3- فروش اقساطی:

در این نوع فروش فروشنده کالا را به خریدار تحول می دهد و خریدار متعهد می شود تا مبلغ کالا ها را در طی چند مرحله که طبق توافق طرفین می باشد پرداخت نماید.

4- فروش امانی:

فروشنده کالا، کالای خود را در اختیار فرد دیگری قرار می دهد و فرد تحویل گیرنده کالا در صورت فروش آن ها بخشی از سود فروش را به عنوان کارمزد برداشت می کند و مابقی مبلغ را به فرد فروشنده تحویل می دهد.

برای هر نوع فروشی که داشته باشیم لازم است با توجه به میزان اهمیت موضوع صورتحساب یا فاکتور فروش صادر کنیم. به عنوان مثال برای خرید های کوچک سوپرمارکتی معمولا فاکتور فروشی رد و بدل نمی شود ولی برای معامله های بزرگتر و مبالغ بیشتر فروشنده فاکتور فروشی را برای خریدار صادر می کند که مواردی مانند شماره فاکتور، تاریخ فاکتور، نام و مشخصات فروشنده، نام و مشخصات خریدار، مشخصات کالای فروش رفته، مبلغ کالا، مبلغ مالیات آن و غیره در فاکتور درج می شود و معمولا این برگه به منظور مورد تایید بودن طرفین به امضا فروشنده و خریدار می رسد.

حسابداری فروش و تخفیفات فروش: 

خیلی از شرکت ها و فروشگاه ها در هنگام فروش کالاهای خود به منظور فروش بیشتر و حجیم تر محصولات و هم چنین تشویق مشتریان برای خرید کالا از نخفیف استفاده می کنند که آن تخفیف ها انواع متنوعی دارند که می خواهیم درباره ی برخی از رایج ترین آن ها صحبت کنیم:

حسابداری فروش و تخفیفات تجاری:

ممکن است گاهی فروشندگان و خریداران کالا با یکدیگر به مبلغی کمتر از مبلغ در نظر گرفته شده توسط فروشنده برای  کالا توافق کنند که به این نوع تخفیف، تخفیف تجاری گفته می شود. این نوع تخفیفات معمولا در دفاتر ثبت نمی شوند و مبلغ پس از تخفیف، در فاکتور فروش ثبت می گردد.

تخفیف قرار دادی( بر اساس توافق طرفین):

یک فروشگاه یا شرکت بازرگانی ممکن است با توجه به نوع پرداخت مشتری ، خوش حسابی ، حجم کالایی که مشتری میخرد و ... با مشتریان خود بر سر درصدهایی یا مبلغ هایی توافق کند به عنوان مثال با مشتری  1 چون حجم کالای بیشتری می خرد 8 درصد و با مشتری 2 چون حجم خرید پاینی دارد 5 درصد تخفیف توافق کنند. 

تخفیفات فروش مبحث مفصل تری است و استراتژی نوع تخفیف گذاری هر فروشگاهی با توجه به سیاست اتخاذ شده همان فروشگاه در جهت فروش کالاهای بیشتر با یکدیگر متفاوت است که در این مقاله نمی گنجد.

در حسابداری فروشگاهی چه مواردی بررسی می شود؟

مواردی که در شرکت های بازرگانی مورد استفاده قرار می گیرد، موجودی کالا ، صدور فاکتور فروش ، دریافت و پرداخت، حقوق و دستمزد ، صورت سود و زیان و ... است. 

موجودی کالا:

شما باید به طور پیوسته از ورود و خروج کالا به انبار خود و میزان دقیق از تعداد موجود از هر کالا در انبار مطلع باشید. 

صدور فاکتور فروش: 

هنگامی که کالایی به مشتریان خود می فروشید باید برای شخص خریدار فاکتور فروشی صادر کنید و سند حسابداری فروش را ثبت نمایید. ممکن است گاهی به هر دلیلی کالاهای فروخته شده مرجوع گردد ، باید فاکتور برگشت از فروش نیز ثبت شود و هم چنین سند حسابداری آن نیز مانند فاکتور فروش ثبت گردد.

دریافت و پرداخت:

هنگامی که کالاهای خود را می فروشید بسته به نوع فروش خود ممکن است از مشتری پول نقد دریافت کنید ، چک بگیرید و یا مشتری متعهد شود که در آینده مبلغ را به شما بپردازد ، شما برای کنترل میزان بدهی مشتریانتان باید به بخش خزانه داری تسلط کافی داشته باشید. 

حقوق و دستمزد:

تقریبا در هر کسب و کاری حقوق و دستمزد بخش جدا ناپذیری از آن فعالیت است چرا که هر شرکتی در موعد مقرر باید به پرسنل خود حقوق پرداخت نماید.  

صورت سود و زیان:

برای تداوم فعالیت یک فروشگاه خیلی اهمیت دارد که آیا فعالیت آن توجیه اقتصادی دارد یا خیر که از طریق صورت سود و زیان می توان متوجه شد که مجموعه در حال سود دهی است یا در حال ضرر کردن است.
قطعا موارد دیگری هم هستند که در حسابداری فروشگاهی مورد بررسی قرار میگیرند که ما مهمترین های آن را در این بخش توضیح دادیم.

حسابداری فروشگاه خود را چگونه انجام دهیم؟

اگر کسب و کارتان را تازه شروع کرده اید و یا چندین سال مشغول به فعالیت باشید برای حسابداری فروشگاه خود ممکن است در ابتدای امر با چالش هایی مواجه شوید. می توانید برای حسابداری امور خود از نرم افزار های حسابداری موجود در بازار تحقیق کرده و آن هایی که مناسب با کسب و کار شماست را انتخاب کنید و خودتان آن را انجام دهید.اما بهتر است از یک فرد متخصص حسابداری استخدام کنید و یا حسابداری خود را برون سپاری کنید.