حسابداری و دلیل اهمیت آن برای کسب و کار شما

حسابداری چیست و چرا برای کسب و کار شما مهم است؟

هنگامی که یک کسب و کار را شروع می کنید، به ناچار انواع مسئولیت های جدید را بر عهده می گیرید و یکی از مهمترین مسئولیت های شما حسابداری می باشد. که می تواند از یک شرکت حسابداری، خدمات حسابداری مورد نیاز خود را دریافت نمایید.

اما حسابداری دقیقا چیست؟ چه ارزشی به کسب و کار شما می دهد؟ و چقدر زمان نیاز دارد؟

تعریفی ساده از حسابداری

حسابداری نحوه ثبت، سازماندهی و درک اطلاعات مالی کسب و کار شما است.

می توانید حسابداری را به عنوان یک ماشین بزرگ در نظر بگیرید که اطلاعات مالی خام را در آن قرار می دهید سوابق تمام معاملات تجاری، مالیات ها، پیش بینی ها، و غیره که سپس یک نما در مورد وضعیت مالی کسب و کارتان به شما ارائه می دهد.

حسابداری روشی است که شما تصویر واضحی از وضعیت مالی خود به دست می آورید. این به شما می گوید که آیا سود می کنید یا نه، جریان نقدی شما چقدر است، ارزش فعلی دارایی ها و بدهی های شرکت شما چقدر است، و کدام بخش از کسب و کار شما واقعاً درآمدزایی می کند.

چرخه حسابداری

حسابداری با ثبت معاملات آغاز می شود. معاملات تجاری هر فعالیت یا رویدادی که شامل پول کسب و کار شما می شود باید در دفتر کل شرکت شما قرار گیرد. ثبت معاملات تجاری از این طریق بخشی از حسابداری است.

حسابداری اولین قدم چیزی است که حسابداران آن را «چرخه حسابداری» می نامند: فرآیندی که برای دریافت داده های تراکنش و ارائه گزارش های مالی دقیق و منسجم طراحی شده است.

چرخه حسابداری دارای شش مرحله اصلی است:

تجزیه و تحلیل و ثبت معاملات. هرگونه فاکتور، صورت‌حساب بانکی یا اعتباری، و رسید از تراکنش‌های تجاری را جمع‌آوری کنید.

موارد دفاتر را به دفتر کل ارسال کنید. زمان آن فرا رسیده است که آن اسناد را بردارید و شروع به ثبت برای معاملات خود کنید. ورودی های دفاتر شامل سه جزء از یک تراکنش است و شامل این سه مورد می شود که چه زمانی اتفاق افتاده است، برای چه بوده و چقدر بوده است. برخی از مشاغل از حسابداری یک طرفه استفاده می کنند که در آن فقط هزینه یا درآمد وارد می شود. اما رایج‌تر حسابداری دو طرفه است که هر تراکنش را در دو حساب ثبت می‌کند: پول از کجا می‌آید و کجا می‌رود.

یک تراز آزمایشی تنظیم نشده آماده کنید. در پایان دوره گزارش، تمام حساب‌های کسب ‌و کارتان را فهرست کنید و مانده‌های آن‌ها را مشخص کنید.

ورودی های تنظیم را در پایان دوره آماده کنید. هنگامی که نیاز دارید ورودی هایی را که قبلاً ایجاد کرده اید به روز کنید، ورودی های تنظیمی را آماده می کنید. به عنوان مثال، اگر مشتری در پرداخت فاکتور تاخیر داشته باشد و شما برای کمک به پرداخت آن، 5 درصد تخفیف ارائه دهید، بر خلاف تغییر ورودی که قبلاً انجام داده اید، تخفیف را به عنوان یک ورودی تعدیل وارد می کنید.

یک تراز آزمایشی تنظیم شده آماده کنید. پس از وارد کردن ورودی‌های تنظیم، یک موجودی آزمایشی تنظیم شده برای شما باقی می‌ماند. این اطلاعات اکنون آماده تبدیل به صورت های مالی است.

صورت های مالی را تهیه کنید. در نهایت، تمام اطلاعاتی که جمع آوری کرده اید به صورت های مالی شما تبدیل می شود. این مرحله نهایی شامل خلاصه کردن تمام اطلاعات مالی شما در گزارش های مختصر برای بررسی آسان است.

نرم افزار حسابداری اطلاعات حسابداری شما را می گیرد و اکثر این قوانین و فرآیندها را خودکار می کند، بنابراین ما از جزئیات چرخه حسابداری صرف نظر می کنیم و در مورد محصول نهایی صحبت می کنیم: صورت های مالی.

صورت های مالی در حسابداری

صورت‌های مالی گزارش‌هایی هستند که وضعیت مالی کسب ‌و کار شما را خلاصه می‌کنند.

سه نوع اصلی صورتهای مالی وجود دارد: ترازنامه، صورت سود و زیان و صورت جریان وجوه نقد. آنها با هم به شما می گویند که پول کسب و کار شما کجاست و چگونه به آنجا رسیده است.

فرض کنید شما یک مربی بدنسازی خود اشتغال هستید که برای کلاس های بدنسازی به مشتریان صورت حساب می دهد. صورت‌های مالی می‌توانند به شما بگویند که سودآورترین ماه‌های شما چه ماه‌هایی است، چه مقدار پول برای تامین هزینه کرده‌اید و ارزش کل کسب‌وکارتان چقدر است.

نرم افزار حسابداری می تواند به شما کمک کند صورت های مالی را به راحتی تهیه کنید، یا می توانید از یک حسابدار بخواهید این کار را برای شما انجام دهد.

هر شرکتی متفاوت است، اما برای اینکه بتوانیم مقایسه های مالی دقیقی بین شرکت ها انجام دهیم، به یک زبان مشترک برای توصیف هر یک از آنها نیاز داریم. این همان چیزی است که اصول حسابداری پذیرفته شده عمومی (GAAP) عبارتند از: مجموعه ای از استانداردها و رویه هایی که حسابداران در همه شرکت ها باید هنگام تهیه صورت های مالی از آنها پیروی کنند.

حسابداری نقدی در مقابل حسابداری تعهدی

شما می توانید حسابداری کسب و کار خود را به صورت نقدی یا تعهدی انجام دهید. تفاوت بین این دو به زمان برمی گردد.

حسابداری نقدی پایه ای ترین نوع حسابداری است. و بله این صورت است که تنها زمانی اطلاعات ثبت می شود که پولی رد و بدل شود. به عنوان مثال اگر در تاریخ دهم یک ماه فاکتوری را دریافت کردید اما آن را تا پازدهم ماه پرداخت نکردید، معامله در تاریخ پازدهم ثبت می شود.

در حسابداری تعهدی، تراکنش‌ها را دو بار ثبت می‌کنید: زمانی که انجام می‌شوند و زمانی که پرداخت می‌شوند. برای فاکتور بالا، هزینه را در تاریخ دهم و پرداخت را در پازدهم به عنوان دو تراکنش جداگانه ثبت می کنید.

روشی که استفاده می کنید بستگی به آنچه از امور مالی کسب و کار خود نیاز دارید دارد. مبنای نقدی ساده‌تر و راحت‌تر است، در حالی که اقلام تعهدی بینش‌های بیشتری را برای صاحبان کسب ‌و کار با جزئیات بیشتر ارائه می‌دهد.

برخی از انواع مختلف حسابداری

حسابداری مالی

هر سال، شرکت شما صورت‌های مالی تولید می‌کند که افراد خارج از شرکت شما  افرادی مانند سرمایه‌گذاران، وام دهندگان، سازمان‌های دولتی، حسابرسان، خریداران بالقوه و غیره می‌توانند از آنها برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد سلامت مالی و سودآوری کسب ‌و کار شما استفاده کنند.

تهیه صورتهای مالی سالانه شرکت به این روش حسابداری مالی نامیده می شود. اگر به دنبال استخدام یک حسابدار مالی هستید، با بررسی میزان هزینه یک حسابدار شروع کنید.

حسابداری مدیریتی

حسابداری مدیریتی (یا حسابداری مدیریت) مشابه حسابداری مالی است، با دو استثنا مهم:

صورتهای تولید شده توسط حسابداری مدیریتی فقط برای استفاده داخلی است.

آنها اغلب به صورت سه ماهه یا ماهانه تولید می شوند.

اگر کسب و کار شما تا حدی رشد کند که نیاز به استخدام یک حسابدار به صورت تمام وقت داشته باشید، بیشتر وقت آنها توسط حسابداری مدیریتی گرفته می شود آن هم برای تهیه گزارش‌هایی که بروزرسانی‌های منظم در مورد سلامت مالی شرکت را ارائه می‌کنند و به شما در تفسیر آن گزارش‌ها کمک می‌کنند.

این تا حدودی شبیه به کاری است که یک تحلیلگر مالی ممکن است انجام دهد. اگرچه یک تحلیلگر مالی به روندهای گذشته و فعلی در مقیاس بزرگتری از اقتصاد، نه فقط تجارت شما، نگاه می کند تا توصیه های خود را ارائه دهد.

حسابداری مالیاتی

حسابداری مالیاتی که زیر مجموعه ای از خدمات مالیاتی می باشد. به گونه ای طراحی شده است که اطمینان حاصل کند که مالیات بر درآمدی بیش از آنچه که طبق قانون الزامی است پرداخت نمی کنید. یک نمونه از این موارد زمانی است که حسابدار شما توصیه هایی را برای نحوه استفاده حداکثری از اظهارنامه مالیاتی به شما ارائه می دهد.

حسابداری هزینه

هر زمان که سعی می کنید بفهمید که چگونه حاشیه سود خود را افزایش دهید یا تصمیم بگیرید که آیا افزایش قیمت ها ایده خوبی است یا خیر، حسابداری هزینه را انجام می دهید.

حسابداری بهای تمام شده شامل تجزیه و تحلیل تمام هزینه های مرتبط با تولید یک خروجی (خواه یک محصول فیزیکی باشد یا خدمات) به منظور تصمیم گیری بهتر در مورد قیمت گذاری، هزینه و موجودی است.

حسابداری بهای تمام شده اغلب پیش نیاز حسابداری مدیریتی است زیرا مدیران از گزارش های حسابداری بهای تمام شده برای اتخاذ تصمیمات تجاری بهتر استفاده می کنند.

حسابداری اعتباری

حسابداری اعتباری شامل تجزیه و تحلیل تمام قبوض و بدهی های پرداخت نشده یک شرکت است تا مطمئن شود که وجه نقد شرکت به طور مداوم در پرداخت برای آنها گره خورده نیست.

حسابداری اعتباری می تواند یکی از سخت ترین انواع حسابداری باشد که به خوبی انجام می شود، تا حدی به این دلیل که موضوعی دشوار است که باید در مورد آن انتقاد کرد. صحبت در مورد بدهی ها می تواند یک مکالمه حساس، اما ضروری باشد.

در پایان بهتر است که بدانید هر سفر بزرگ با یک نقشه راه آغاز می شود. زمانی که برای رشد شرکت خود برنامه ریزی می کنید، تعیین اهداف ضروری است. سود شما در یک سال آینده چگونه باید باشد؟ پنج سال دیگر چطور؟

همگام بودن با حسابداری به شما کمک می کند تا از امور مالی کسب و کار خود آگاه باشید. این اطلاعات برای ارزیابی سرعت توسعه کسب و کار شما و راهنمایی تصمیم گیری در آینده ضروری است. بدون گزارش دقیق، تصویر مالی کامل را نخواهید داشت.

آیا بهای تمام شده کالای فروخته شده شما افزایش یافته است؟ آیا حاشیه سود شما کمتر شده است؟ آیا اهداف رشد شما معقول است؟ بدون صورت های مالی، پاسخ عینی نخواهید داشت.

ممکن است در حال حاضر قصد جلب سرمایه گذاران یا فروش کسب و کار خود را نداشته باشید، اما با حسابداری می توانید همیشه این مجموعه را برای خود باز بگذارید.
بهترین راه برای انجام این کار این است که در حال حاضر یک سیستم حسابداری مناسب ایجاد کنید.

سرمایه گذاران، ذینفعان یا خریداران بالقوه انتظار دارند سوابق حسابداری توسط یک حسابدار رسمی بررسی شود که ثابت کند تجارت شما سودآور و در مسیر رشد است.

همانطور که تجارت شما رشد می کند، پیگیری تمام تعهدات گزارش اطلاعات مالیاتی شما می تواند دشوار باشد. علاوه بر این، اگر اشتباهاتی در گزارش های مالی شما وجود داشته باشد، در معرض خطر گزارش نادرست درآمد خود قرار می گیرید. هر یک از این اشتباهات می تواند شما را مشمول جرائم مالیاتی کند.

حسابداری سوابق مالی کامل و دقیقی را در اختیار شما قرار می دهد که خطر نقض قوانین مالیاتی و احتمال ممیزی را کاهش می دهد. وقتی حسابداری دارید که مالیات شما را برای شما ثبت می کند، می توانید مطمئن باشید که امور مالیاتی شما به طور دقیق و به موقع انجام می شوند.

اگر صورت حساب مالیاتی خود را به طور کامل پرداخت نکنید، مشمول جرائم مالیاتی می شوید. اما اگر بیشتر از میزان تعیین شده مالیات پرداخت کنید مشمول هیچ تشویقی نخواهید شد بنابراین پرداخت به موقع مالیات به همان میزان تعیین شده همیشه بهترین انتخاب می باشد. پرداخت بیشتر از حد تعیین شده یعنی پولی را که می توانستید در کسب و کار خود هزینه کنید به دولت پرداخت کرده اید.

یک حسابدار چیزی بیش از آماده سازی مالیات پایان سال انجام می دهد. یک حسابدار ماهر با اطلاع رسانی وضعیت مالی شرکت به زبان واضح و در عین حال پیش بینی نیازهای مالی شما، در وقت شما صرفه جویی می کند.

متخصصان حسابداری مانند حسابداران رسمی یا مشاوران مالیاتی نیز می توانند دانش و بینشی را در اختیار شما قرار دهند که تنها از عهده افراد متخصص و خبره در زمینه حسابداری بر می آید.

این کارشناسان می‌توانند راهنمایی‌هایی در مورد کسر مالیاتی که نمی‌دانستید واجد شرایط آن هستید، قوانین مالیاتی که نمی‌دانستید نقض می‌کنید، و بهترین روش‌هایی که هنگام کار برای شرکت‌های دیگر در صنعت خود انتخاب کرده‌اید، ارائه دهند.
اگر اینها نکاتی هستند که کسب و کار شما می تواند در حال حاضر از آنها بهرمند شود، ممکن است وقت آن رسیده که یک حسابدار خبره استخدام و یا با یک شرکت حسابداری آماده عقد قرارداد شوید.