هزینه های تجاری یک کسب و کار و لزوم پیگیری آن ها

چرا هزینه های تجاری را باید پیگیری کرد؟

برای مدیریت بهتر جریان نقدی و به حداکثر رساندن کسر مالیات، مهم است که هزینه های کسب و کار را به دقت پیگیری کنید. در اینجا هزینه هایی وجود دارد که باید پیگیری کنید.

مخارج تجاری هم شامل بهای تمام شده کالای فروخته شده و هم هزینه های عملیاتی عادی و ضروری مرتبط با حفظ فعالیت تجاری می شود.
جداسازی امور مالی کسب و کار از امور مالی شخصی به شما کمک می کند تا به طور موثرتری هزینه های کسب و کار خود را پیگیری کنید.
ردیابی هزینه های تجاری برای حفظ جریان نقدی سالم و همچنین واجد شرایط بودن برای کسر مالیات که می تواند درآمد مشمول مالیات شما را کاهش دهد، مهم است.

یک عنصر مهم در راه اندازی یک کسب و کار، نظارت بر امور مالی کسب و کار شما، از جمله هزینه های مربوط به کسب و کار شما است. حسابداری مناسب نه تنها به شما کمک می کند جریان نقدی، که یک عنصر حیاتی است که کسب و کار شما برای بقا به آن نیاز دارد را بهبود بخشد، بلکه شرکت شما می تواند واجد شرایط کسر مالیات با ارزشی باشد که درآمد ناخالص تعدیل شده شما را کاهش می دهد. در اینجا آنچه باید در مورد هزینه های کسب و کار و نحوه ردیابی آنها بدانید آمده است.

هزینه های کسب و کار چیست؟

هزینه های کسب و کار آن دسته از هزینه هایی هستند که مستقیماً به راه اندازی و حفظ کسب و کار شما مربوط می شود. به عنوان مثال، آنها شامل هزینه هایی مانند خرید و افزایش موجودی کالا می شوند. دستمزد و حقوق نیز جزو هزینه های تجاری محسوب می شود. هر یک از این هزینه ها به یکی از دو دسته تقسیم می شوند.

دو نوع هزینه تجاری وجود دارد: بهای تمام شده کالای فروخته شده، که هزینه های مرتبط با ساخت محصول شماست. و هزینه‌های عملیاتی، که شامل اجاره، حقوق، مجوزها و مجوزهای کسب و کار، و مالیات بر خود اشتغالی می‌شود.

این موضوع از اهمیت بالایی برخوردار است که هزینه های تجاری را از هزینه های شخصی جدا کنید زیرا هزینه های تجاری ممکن است به شما کمک کند واجد شرایط کسر مالیات شوید. کسر مالیات بر درآمد مشمول مالیات شما اعمال می شود و به طور بالقوه نرخ کلی را که باید پرداخت کنید کاهش می دهد. کسر مالیات نباید با اعتبارات مالیاتی اشتباه گرفته شود که به جای درآمد مشمول مالیات شما به طور مستقیم به صورت حساب مالیاتی شما اعمال می شود.

هزینه های تجاری هزینه های عادی و ضروری هستند که یک کسب و کار برای فعالیت متحمل می شود. کسب ‌و کارها باید هزینه‌های خود را ردیابی و دسته‌بندی کنند، زیرا برخی از هزینه‌ها می‌توانند به عنوان کسر مالیات به حساب بیایند و در نتیجه صرفه‌جویی قابل توجهی در هزینه‌ها داشته باشند.

نکته کلیدی: هزینه های تجاری شامل بهای تمام شده کالاهای فروخته شده که به ارائه محصولات یا خدمات شما مربوط می شود و هزینه های عملیاتی که اجاره، دستمزد، مجوزها، مالیات و سایر هزینه های مشابه را پوشش می دهد.

دسته های متداول هزینه های تجاری

به طبقه بندی هزینه های کسب و کار شما کمک می کند. این می تواند نشان دهد که چگونه آنها را در بودجه بندی اولویت بندی می کنید، و شناسایی مناطقی که در صورت نیاز می توانید به راحتی هزینه کنید، آسان تر است.

هزینه ثابت:

هزینه های ثابت چیزهایی هستند که ماه به ماه تغییر نمی کنند. اینها مواردی مانند رهن، استهلاک، بیمه، حقوق و اجاره است. در حالی که هر یک از این هزینه ها می تواند در طول زمان تغییر کند، معمولاً برای مدت اجاره، قرارداد یا قرارداد ثابت می شوند.

هزینه متغیر:

هزینه های متغیر برعکس هزینه های ثابت هستند. آنها مخارج اجباری هستند، اما هزینه کل آنها با هر چرخه صورتحساب متفاوت خواهد بود. خدمات شهری اغلب در این دسته قرار می گیرند. موجودی، کمیسیون و کارمزد کارت اعتباری نمونه های رایج هزینه های متغیر هستند.
هزینه های دوره ای: هزینه های دوره ای می تواند ثابت یا متغیر باشد و در فواصل زمانی منظم به جای هر تراکنش انجام می شود. نمونه هایی از هزینه های دوره ای ثابت رهن (یا اجاره) است، در حالی که هزینه های دوره ای متغیر شامل آب و برق و بیمه است.

بهره:

بهره می تواند ثابت یا متغیر باشد. بسیاری از هزینه های بهره به هزینه های دوره ای گره خورده است، اما چیزی مانند خرید کارت اعتباری برای کارکنان مسافرتی می تواند به ازای هر تراکنش باشد. بهره در مقوله خاص خود ارزش دارد، زیرا نشان می دهد که چقدر پول از دست می دهید.

هزینه استهلاک:

استهلاک معمولاً یک هزینه متغیر ثابت است، اما ارزش بررسی دقیق‌تری را نیز دارد. معمولاً باعث کسر مالیات می شود و بنابراین همیشه باید محاسبه شود.

برخی از رایج ترین هزینه های تجاری عبارتند از:

هزینه های حقوق و دستمزد
مزایای کارمندان
هزینه های دفتر خانه
حق بیمه
پرداخت اجاره یا رهن
برنامه های بازنشستگی
استهلاک تجهیزات
هزینه بهره
مالیات

برای استفاده حداکثری از این هزینه‌های قابل کسر، داشتن یک حسابداری کامل و دقیق از هر کدام مهم است. وقتی زمان مالیات فرا می رسد، می توانید این هزینه های قابل کسر را برای کاهش کل صورت حساب مالیاتی خود مشخص کنید.

فصل مالیاتی برای کسانی که آمادگی ندارند، فصل وحشتناکی از سال است. می توان با ثبت سوابق دقیق برای آن آماده شد. بسیاری از هزینه‌ها از مالیات کسر می‌شوند، مانند ناهار و جلسات کاری، هزینه داده تلفن همراه، سفر، لوازم اداری، اجاره، و غیره. با این حال، مودیان مالیاتی تنها در صورتی می‌توانند از پرداخت مالیاتی اجتناب کنند که تمام هزینه‌ها را ردیابی، دسته‌بندی و به طور کامل افشا کنند.

نحوه پیگیری هزینه های کسب و کار

برای تحقق حداکثر کسر مالیاتی که طبق قانون واجد شرایط آن هستید، باید مخارج کسب و کار خود را به دقت پیگیری کنید. اولین قدم برای انجام این کار این است که با ایجاد یک حساب بانکی اختصاصی برای کسب و کار خود، منابع مالی کسب و کار خود را از هزینه های شخصی خود جدا کنید.

همه هزینه های تجاری باید از طریق یک حساب جاری تجاری پرداخت شود. حساب‌های تجاری به کسب‌وکارها اجازه می‌دهند تا دید دقیقی از جریان نقدی برای تهیه صورت‌های درآمد مورد نیاز برای دریافت منابع مالی داشته باشند و می‌توانند فرآیند اظهارنامه مالیاتی را تسهیل کنند و به کاهش بدهی مالی کمک کنند.

بسیاری از صاحبان مشاغل کوچک هزینه های کسب و کار خود را با استفاده از برنامه  Microsoft Excel پیگیری و ثبت می نمایند. با این حال، این روش مستعد خطای انسانی است و با رشد کسب و کار شما، سازماندهی آن دشوار است. نرم افزار حسابداری مبتنی بر ابر جایگزینی را ارائه می دهد که چندین عنصر ردیابی هزینه های کسب و کار را خودکار می کند و به سازماندهی امور مالی شما کمک می کند.

در صورت استفاده از ابزار مناسب، پیگیری هزینه‌های کسب‌وکار دردسر کمتری خواهد داشت. بسیاری از کسب و کارهای کوچک از نرم افزار حسابداری ابری برای دسترسی به داده های حسابداری خود در تلفن های همراه خود استفاده می کنند. نرم‌افزار های ابری به شرکت‌های کوچک این امکان را می‌دهد که هزینه‌های خود را در لابلای کار های شرکت اضافه کنند و به حساب بانکی یا کارت اعتباری خود متصل شوند تا هزینه‌ها به‌طور خودکار به‌روزرسانی شوند.

با نرم افزار حسابداری، سوابق مالیاتی امن تر و قابل بازرسی است. افزود، آنها بهتر از اینترنت و رسیدهای کاغذی هستند، زیرا داده‌های ذخیره ‌شده در فضای ابری همه اسناد را تا زمانی که شما بخواهید در یک مکان نگه می‌دارند.

امور مالی شخصی و امور مالی تجاری خود را با یک حساب بانکی اختصاصی تجاری جدا کنید. همچنین می توانید از نرم افزار حسابداری برای پیگیری دقیق تر و شفاف تر هزینه های کسب و کار خود استفاده کنید.

مزایای ردیابی هزینه های کسب و کار

ردیابی هزینه های کسب و کار فراتر علاوه بر امکان بررسی واجد شرایط بودن برای کسر مالیات، مزایای دیگری نیز دارد. صاحبان کسب و کار می توانند به راحتی جریان نقدینگی را که یکی از مهم ترین عوامل در بقای یک کسب و کار است، درک کنند، و این هم تنها زمانی اتفاق می افتد که هزینه های خود را به دقت پیگیری کنند.

یکی از دلایل اصلی شکست اکثر کسب ‌و کارها، سوء مدیریت جریان‌های نقدی است. مالکان می توانند جریان های نقدی خود را از طریق مدیریت هزینه های روزانه مدیریت کنند تا هزینه ها در پایان ماه بیشتر از درآمد نباشد.

علاوه بر این، ردیابی مؤثر هزینه ‌های کسب ‌و کار به صاحبان کسب‌ و کار اجازه می‌دهد تا با روشن کردن حاشیه سود کسب ‌و کار، میزان عملکرد کسب‌ و کارشان را بسنجند. همچنین می تواند سوابق مالی واضحی را برای وام دهندگان فراهم کند و شانس کسب و کار را افزایش دهد که بتواند بودجه مورد نیاز خود را برای رشد تامین کند.

درصد سود نشان می‌دهد که یک شرکت چقدر پول تولید می‌کند و به جذب سرمایه‌گذاران، تأمین مالی فعالیت‌های روزانه و کمک به تأمین مالی کمک می‌کند. هر کسب ‌و کاری می‌خواهد میزان سود و زیان خود را به راحتی بداند، اما بسیاری برای محاسبه میزان سود و زیان خود بسیار تلاش می‌کنند زیرا سوابق دقیق درآمد و هزینه‌های خود را نگه نمی‌دارند.

نرم‌افزار حسابداری خوب می‌تواند به شما کمک کند تا هزینه‌های بازپرداخت نشده را از هزینه‌های کسر شده تفکیک کنید و به شما این امکان را می‌دهد که اقلام خط خاصی را بر اساس دسته هزینه برچسب‌گذاری کنید. این شامل برچسب هایی مانند هزینه شخصی، هزینه سرگرمی، هزینه غذا، هزینه سفر، هزینه های سرمایه و موارد دیگر می شود.

این نه تنها به اهداف گزارش دهی در پایان سال مالیاتی کمک می کند، بلکه به شما کمک می کند تا مخارج کسب و کار خود را در سطح ریزین بررسی کنید و تعیین کنید که در کجا ممکن است بتوانید در هزینه ها خود صرفه جویی کنید.
ردیابی هزینه‌های کسب‌ و کار به صاحبان مشاغل کمک می‌کند تا از هزینه‌های قابل کسر مالیات آگاه باشند، و همچنین بینشی در مورد هزینه‌های خاص و جریان نقدی کسب کنند.
ردیابی هزینه های کسب و کار برای موفقیت بسیار مهم است
اگر به تازگی کسب و کار خود را شروع کرده اید یا به دنبال رشد در آینده نزدیک هستید، باید هزینه های کسب و کار خود را به روشی دقیق و شفاف پیگیری کنید. نه تنها به شما در کاهش درآمد مشمول مالیات کمک می کند، بلکه به مدیریت کسب و کارتان نیز کمک می کند.

هنگامی که جریان نقدی آسیب می بیند، می توانید هزینه های کسب و کار خود را بررسی کنید و ببینید کجا فرصت هایی برای کاهش هزینه ها وجود دارد. برعکس، وقتی کسب و کار شما به خوبی پیش می رود، می توانید بررسی کنید که کجا فرصت هایی برای سرمایه گذاری برای رشد بیشتر دارید.

ردیابی هزینه های کسب و کار همچنین می تواند به شما کمک کند به وام دهندگان نشان دهید که کسب و کار شما از نظر مالی مسئولانه عمل می کند و در صورت نیاز به تامین مالی می تواند یک وام گیرنده قابل اعتماد باشد.

بنابراین به جرات می توان گفت پیگیری هزینه های کسب و کار برای ایجاد یک تجارت سالم و رشد عاقلانه شرکت شما ضروری است.