هزینه سربار و نحوه محاسبه آن

هزینه سربار چیست؟

به زبان ساده، سربار هزینه حفظ کسب و کار شما است. سربار خلاصه ای از هزینه هایی است که برای ادامه فعالیت شرکت خود پرداخت می کنید و در صورت درآمد ماهانه شما ظاهر می شود.

هنگامی که هزینه سربار خود را ردیابی و دسته بندی می کنید، می توانید در مورد هزینه ها برنامه ریزی کنید، تصویر دقیقی از حاشیه سود خود داشته باشید و راه های جدیدی برای صرفه جویی در پول کسب و کار خود بیابید.

چه عواملی در هزینه سربار موثر است؟

هزینه سربار چیزی است که برای حفظ کسب و کار خود می پردازید. با این حال، این شامل هزینه‌هایی که برای تولید کالا یا ارائه خدمات، معمولاً برای مواد خام و نیروی کار مستقیم، خرج می‌کنید، نمی‌شود. این هزینه ها به ترتیب بهای تمام شده کالای فروخته شده و هزینه خدمات نامیده می شوند.

وقتی مواد لازم برای نان را در نانوایی خود خریداری می کنید، این هزینه شامل بهای تمام شده کالای فروخته شده می  شود. وقتی بیمه ماشین تحویل نانوایی خود را پرداخت می‌کنید، هزینه خدمات است. هر دوی این هزینه‌ها مستقیماً با کسب ‌و کار شما مرتبط هستند که شما در فرآیند کسب درآمد متحمل می‌شوید.

با این حال، اجاره نانوایی، بیمه تجاری، هزینه استخدام حسابدار، هزینه های اداری دسته بندی شده همه اینها هزینه سربار هستند. این هزینه‌ها مستقیماً با روشی که نانوایی شما کسب درآمد می‌کند، ارتباط ندارد، اما باعث می‌شود کسب‌ و کار شما فعال بماند. 

مقایسه هزینه سربار در برابر هزینه های عملیاتی

وقتی نوبت به دسته بندی روش های خرج کردن پول می رسد، تفاوت مهمی بین هزینه های سربار و عملیاتی وجود دارد.

در حالی که هزینه سربار همه چیز مورد نیاز برای ماندن در تجارت را پوشش می دهد، هزینه های عملیاتی شامل هزینه سربار بهای تمام شده کالای فروخته شده و هزینه خدمات می شود. هزینه های عملیاتی یک دسته گسترده است که شامل هر چیزی است که در طول اداره کسب و کار خود خرج می کنید. به عبارت دیگر هزینه سربار نوعی هزینه عملیاتی است.

مقایسه هزینه سربار در برابر هزینه های عمومی و اداری

هزینه‌های عمومی و اداری هزینه‌هایی هستند که برای کل شرکت اعمال می‌شوند و لزوماً ربطی به فعالیت تجاری اساسی ندارند محصول یا خدماتی که کسب ‌و کار ایجاد می‌کند. به عنوان مثال، کسب و کار ممکن است بیمه مسئولیت عمومی، مجوز کسب و کار، کارکنان منابع انسانی، لوازم اداری، هزینه های حسابداری و حقوقی، هزینه های بانکی و سایر موارد اینچنینی داشته باشد. کسب و کار باید این هزینه های غیرمستقیم را حتی اگر در حال حاضر روی هیچ پروژه ای کار نمی کند، بپردازد.

هزینه های سربار مستقیماً به محصول یا خدماتی که کسب و کار تولید می کند مربوط می شود، اما نه به یک پروژه خاص. به عنوان مثال، یک شرکت ساختمانی ممکن است مدیری داشته باشد که بر تمام پروژه هایی که شرکت در حال حاضر روی آنها کار می کند نظارت دارد. حقوق او سربار خواهد بود. از نظر تئوری، اگر شرکت هیچ پروژه‌ای در دست اجرا نداشت، می‌توانست او را رها کند و هزینه‌ای را متقبل نشود. 

هزینه سربار ثابت، هزینه سربار متغیر و هزینه سربار نیمه متغیر

سه نوع سربار وجود دارد: هزینه های ثابت، هزینه های متغیر یا هزینه های نیمه متغیر.

هزینه سربار ثابت

کرایه نانوایی شما هر ماه به همین میزان است. مهم نیست که کسب و کار شما چگونه عمل می کند، یا عملکرد رقبای شما به چه صورت می باشد، شما هر ماه همان مبلغ را برای اجاره پرداخت خواهید کرد.

- مالیات بر املاک

- بیمه تجاری

- سود پرداختی وام مسکن

- خدمات سرایداری منظم

- خدمات حسابداری

- اجاره صندوق پستی

- طرح تلفن

هزینه سربار متغیر

هزینه های سربار متغیر هزینه هایی هستند که شما به طور منظم با هزینه هایی که در نوسان هستند متحمل می شوید. به عنوان مثال، اگر نانوایی دارید و از اجاق گازی استفاده می کنید، احتمالاً هر ماه مقدار متفاوتی گاز مصرف می کنید بسته به مقداری که برای پخت نیاز دارید، نوسان دارد. یعنی ماه به ماه، قبض بنزین شما متفاوت است.

قبوض گاز نمونه ای از هزینه سربار متغیر است. نمونه های دیگر هزینه سربار متغیر عبارتند از:

- برق

- آب

- تعمیر و نگهداری خودرو

-تعمیرات ساختمان یا تجهیزات

-استخدام نیروی پشتیبانی فصلی

-رویدادهای کارکنان

هزینه سربار نیمه متغیر

همانطور که انتظار می رود، هزینه سربار نیمه متغیر سناریوهایی را پوشش می دهد که هزینه ها در جایی بین هزینه سربار متغیر و ثابت قرار می گیرند. به عنوان مثال، تلفن تجاری شما یک نرخ ماهیانه منظم دارد. اما زمانی که به خارج از کشور سفر می کنید، یا از محدودیت داده خود فراتر می روید، هزینه های اضافی از شما دریافت می شود. بنابراین حتی اگر طرح تلفن شما حداقل ماهانه ثابتی هزینه دارد، علاوه بر آن مقداری هزینه نوسانی نیز وجود دارد.

این نمونه ای از سربار نیمه متغیر است. هزینه را به دو بخش تقسیم کنید: هزینه سربار ثابت (هزینه ماهانه طرح تلفن شما) و هزینه سربار متغیر (هزینه هایی که بیشتر از انتظار شده اند یا سفرهای بین المللی).

در زیر دو نوع از هزینه های سربار نیمه متغییر را آورده ایم:

-    پاداش کارکنان که در زمان های مختلف هر سال، مانند فصل شلوغ، یا نزدیک به پایان سال اعطا می شود.

-    خدمات سرایداری که علاوه بر وظایف معمول آنها، ممکن است مجبور شوید برای بعضی به هم ریختگی های خارج از برنامه نیز نظافتچی استخدام کنید.

نحوه طبقه بندی هزینه سربار

از هر راه حل حسابداری که استفاده می کنید، باید مطمئن شوید که هزینه های سربار شما طبقه بندی شده است. به این ترتیب، سوابق تجاری دقیقی را نگه می‌دارید، صورت‌ های مالی دقیقی تهیه می‌کنید و می‌بینید که پولتان به کجا می‌رود.

هزینه سربار یا کلی است یا در یک دسته خاص قرار می گیرد. هزینه سربار عمومی کل کسب و کار شما را تحت تأثیر قرار می دهد  اجاره نمونه خوبی از یک نوع سربار عمومی است.

دسته های سربار خاص برای بخش های خاصی از شرکت شما اعمال می شود. به عنوان مثال، برخی از هزینه سربار شما به طور غیرمستقیم با ایجاد محصول شما مرتبط است، مانند هزینه های خدمات آشپزخانه. سایر هزینه سربارهای خاص نتیجه کارهای پشتیبان است مانند حسابداری، حقوق و دستمزد، و مدیریت عمومی کسب و کار.

دسته بندی دقیقی که برای هزینه سربار خود استفاده می کنید به کسب و کار شما بستگی دارد. برای اینکه بفهمید کدام یک با نیازهای کسب و کار شما مطابقت دارند، بهترین گزینه این است که با یک حسابدار مشورت کنید.

با این حال، رایج ترین دسته های هزینه سربار عبارتند از:

- هزینه سربار فروش: هزینه بازاریابی کسب و کار شما (به عنوان مثال، تبلیغات آنلاین، تابلوهای تبلیغاتی و هزینه های نمایندگی)

- هزینه سربار اداری: چه هزینه ای برای اداره کردن دفتر خود دارید (مانند حسابداری، حقوق و دستمزد، برنامه ریزی و منابع انسانی)

- هزینه سربار تحقیق: هزینه تحقیق در مورد محصولات یا بازارهای جدید (به عنوان مثال، هزینه های مشاور، نمونه سازی، تحقیق و نرم افزارهای تشخیصی)

- هزینه سربار حمل و نقل: هزینه سفر که مستقیماً به محصول یا خدمات شما مربوط نمی شود (به عنوان مثال، مسافت پیموده شده بنزین برای رفت و آمد به محل کار، سفر به کنفرانس ها یا جلسات)

- هزینه سربار تولید: هزینه اجرای تاسیسات تولیدی شما، مانند اجاره، خدمات سرایداری و نگهداری تجهیزات

نحوه محاسبه نرخ سربار

نرخ سربار شما میزان پولی است که برای هزینه سربار خرج می کنید در مقایسه با میزان درآمدی که ایجاد می کنید. به عنوان مثال، شما ممکن است نرخ سربار 14٪ داشته باشید به این معنی که برای هر ریالی که کسب و کار شما وارد می کند، 0.14 ریال هزینه سربار می پردازید.

بیایید با ذکر یک مثال به صورت راحت تری هزینه سربار را محسابه کنیم. مثلا یک غرفه فروش شربت داریم که هر لیوان شربت را به مبلغ 10 هزار تومان به فروش می رسانیم، 4 هزار تومان برای مواد اولیه و نیروی کار خرج می‌کنید. این بهای تمام شده کالای فروخته شده شما برای هر لیوان است.

ممکن است خوشحال شوید و تصور کنید که به ازای فروش هر لیوان شربت 6 هزار تومان سود کسب کرده اید.. اما این هزینه برق ، یا نرخ ماهانه حسابدار شما (که در صنعت نوشیدنی سرد متخصص است) را در نظر نمی گیرد. این هر دو بخشی از هزینه سربار هستند و اگر آنها را در نظر نگیرید، سود شما کمتر از پیش بینی سود شما خواهد بود.

فرمول محاسبه نرخ هزینه سربار

خوشبختانه، محاسبه نرخ هزینه سربار بسیار ساده است. این فرمول آن را به راحتی برای شما عنوان می کند:

هزینه سربار / فروش = نرخ سربار

برای اینکه فرمول به درستی کار کند، باید از اعداد مربوط به یک دوره، مانند یک ماه استفاده کنید.

اگر در یک ماه معمولی 13 ملیون تومان فروش داشته باشید و 1.6 ملیون تومان برای سربار خرج کنید، محاسبه زیر نرخ سربار شما را مشخص می کند:

1.6 / 13 = 0.123

نرخ سربار شما 12.3%  به دست می آید.

یافتن میانگین هزینه سربار و فروش

اگر در تمام طول سال غرفه شربت دارید، احتمالاً در دی ماه فروش کمتری نسبت به تیر ماه خواهید داشت و از آنجایی که برخی از سربار شما مانند قبض برق متغیر و نیمه متغیر است. سربار شما نیز متغیر خواهد بود.

این زمانی است که سوابق مالی جامع مفید است. با نگاهی به اعداد سربار و فروش گذشته خود برای یک دوره تعریف شده مثلاً سال مالی قبل می توانید میانگین فروش و سربار خود را در ماه محاسبه کنید.

در این مثال، تمام ارقام فروش غرفه شربت خود را در سال قبل جمع کرده و آن عدد را بر 12 برای 12 ماه تقسیم می کنید. سپس، همین کار را برای هزینه سربار انجام دهید.

وقتی این اعداد را به فرمول نرخ سربار اضافه می‌کنید، تصویر نسبتاً دقیقی از میزان هزینه‌ای که برای سربار خرج می‌کنید، در مقابل میزان درآمدتان، دریافت خواهید کرد. هرچه بازه زمانی که برای محاسبه میانگین خود استفاده می کنید بیشتر باشد، میانگین نرخ سربار شما دقیق تر خواهد بود.