پلمپ دفاتر روزنامه و کل
پلمپ دفاتر روزنامه و کل چیست
تمامی شرکت‌هایی که ثبت می‌گردند، لازم است دارای پلمپ دفاتر باشند. بنابراین یکی از اولین و مهم‌ترین اقدامات مورد نیاز پس از تاسیس یک شرکت و ثبت آن، پلمپ دفاتر است. انجام این اقدامات توسط مرجع ثبت شرکت‌ها صورت می‌پذیرد. اصطلاح پلمپ در این عبارت در معنای مهر و شماره‌گذاری دفاتر و تمامی صفحات آن‌ها به کار می‌رود. در حقیقت می‌توان گفت پس از فرایند ثبت درخواست پلمپ دفاتر روزنامه و کل، تمامی صفحات آن‌ها شماره‌گذاری می‌گردند و سپس مهر اداره ثبت شرکت‌ها و یا شماره ثبت شرکت و یا مؤسسه در آن‌ها ثبت می‌گردد.
از طریق این اقدامات امکان هیچ گونه دست بردن در صفحات دفاتر وجود نخواهد داشت و یا نمی‌توان آن‌ها را جابجا کرد. پس از اجرای این مراحل لازم است در پایان سال مالی، شرکت مورد نظر، این دفاتر را به اداره مالیات تحویل دهد. در این مقاله قصد داریم به ارائه مطالبی در زمینه پلمپ دفاتر روزنامه و کل بپردازیم. اما پیش از ورود به بحث به ارائه نکاتی در مورد دفاتر روزنامه و کل، دارایی و کپیه خواهیم پرداخت.
دفتر روزنامه، دفتر کل، دفتر دارایی، دفتر کپیه
همان‌طور که گفته شد تمامی شرکت‌ها و مؤسسات تجاری و افراد و اشخاص حقیقی، به منظور اظهارات هزینه‌ها و درآمدهای خود به دفاتر پلمپ نیازمند هستند. این موضوع در ماده ۶ قانون تجارت به ثبت رسیده است. در صورتی که اشخاص حقیقی و یا حقوقی، این دفاتر را به اداره مالیات ارائه ندهند، مشمول جرائمی خواهند شد. این جرائم چیزی معادل بیست درصد مالیات خواهد بود.
از طرف دیگر در صورتی که این دفاتر، مورد پذیرش و تأیید قرار نگیرند نیز موجب جریمه خواهند شد که این جریمه، چیزی معادل ده درصد مالیات است. در حالت کلی، تجار بر اساس قانون تجارت، چهار نوع دفاتر قانونی و رسمی را مورد استفاده قرار می‌دهند که عبارتند از: دفاتر کل، دفاتر روزنامه، دفاتر دارایی و دفاتر کپیه. پلمپ دفاتر در حالت معمول، دفاتر کل و دفاتر روزنامه را دربر می‌گیرد.
از میان دفاتر رسمی و قانونی، دفتر روزنامه اهمیت بسیار بالاتری دارد. در حالت معمول و برای پلمپ دفاتر، این دفتر حائز اهمیت است. چراکه لازم است تمامی تجار و شرکت‌ها، کلیه فعالیت‌های مربوط به بدهکاری‌ها، طلبکاریها، معاملات، اسناد معاملات و… خود را وارد این دفتر نمایند. حتی تمامی مبالغی که به عنوان مخارج شخصی، هزینه شده و برداشت می‌گردد، نیز باید در این دفتر ثبت و ضبط گردد.
هم‌چنین باید تمامی امور مربوط به صادرات و یا واردات نیز در این سند ذکر و ثبت شود. دفاتر روزنامه، خود شامل دفاتر روزنامه عمومی و اختصاصی خواهند بود. در حالت معمول، در دفتر روزنامه عمومی، تمامی معاملات مالی و موارد مربوط به آن‌ها ثبت می‌شود. این اطلاعات باید به صورت کاملا دقیق و با توجه کافی ثبت و ضبط گردند. دفتر روزنامه اختصاصی، بر اساس نوع معاملاتی که شرکت‌ها و بازرگانان انجام می‌دهند مورد استفاده قرار می‌گیرد.
تمامی عملیات مالی مربوط به خرید و یا فروش، پرداخت‌های نقدی و یا غیر نقدی و… به تفکیک و به صورت کاملا اختصاصی در این دفاتر وارد خواهند شد.
این دفاتر بر اساس نوع کارکرد و کاربردی که دارند می‌توانند به صورت‌های ۵۰ برگی، ۱۰۰ برگی و یا ۱۵۰ برگی مورد استفاده بازرگانان و مؤسسات قرار بگیرند. بر اساس قانون تمامی شرکت‌هایی که در حال فعالیت هستند و یا حتی مجموعه‌هایی که در حال حاضر فعالیتی ندارند و تمامی صفحات دفترشان سفید است، لازم است پلمپ دفاتر را تکمیل نمایند تا عملکرد مالی آنان در طول یک سال مشخص شود.
در غیر این صورت و با عدم تکمیل این دفاتر، شرکت به حالت علی‌الراس در خواهد آمد. بنابراین یکی از نکات بسیار مهم برای پر کردن این دفاتر این است که بازرگانان باید در فرآیند تکمیل نمودن این دفاتر، دقت کافی به خرج دهند و تمامی اموال و دارایی‌های خود از نوع منقول و یا غیر منقول و یا حتی مطالبات سال گذشته خود را در دفتر ثبت نموده و به امضای آن اقدام نمایند. انجام این اقدامات باید با نهایت دقت و با جزئیات کافی صورت بگیرد.
لذا و در حالت کلی می‌توان گفت دفتر روزنامه به دفتری گفته می‌شود که تمامی هزینه‌ها و سود و زیان یک شرکت و یا بازرگان در آن ثبت و ضبط شده است. تمامی این موارد باید به صورت روزانه در دفتر روزنامه ثبت و ضبط گردند. این در حالی است که دفتر کل، عنوان دفتری است که تمامی ریز هزینه‌های دفتر روزنامه در آن وارد شده و به آن منتقل می‌گردد. ریز هزینه‌ها در این دفتر به صورت هفتگی ضبط خواهند شد. در حقیقت می‌توان گفت در دفتر کل در ازای هر یک از حساب‌ها یک صفحه وجود دارد.
بنابراین بازرگانان وظیفه دارند به صورت حداقلی هفته‌ای یک بار تمامی معاملات خود را مورد بررسی دقیق قرار داده و پس از تعیین نوع معامله، در صفحه مخصوص آن در دفاتر کل وارد نمایند. در زمینه دفتر دارایی، ذکر این نکته ضرورت دارد که در حالت معمول، تاجران و شرکت‌ها از ترازنامه به جای آن استفاده می‌کنند و خلاصه‌ای از نتایج حساب‌های دفتر کل و یا دفتر دارایی را در آن ثبت می‌نمایند. این نوع از دفاتر، به شکل یک جدول تهیه و تنظیم می‌شوند و لذا می‌توانند تمامی باقی مانده‌های حساب شرکت را به نمایش درآورند.
در بیشتر موارد، از این دفاتر در مواقعی استفاده می‌کنند که قصد داشته باشند میزان سودآوری یک مؤسسه و یا شرکت را مورد بررسی قرار دهند و یا به این نکته پی ببرند که شرکت مورد نظر دچار ضرر و زیان شده است. برای مشاوره در زمینه خدمات مالیاتی با شرکت حسابداری سیستم حساب تماس بگیرید