موجودی انبار را چگونه مدیریت کنیم؟

مدیریت موجودی انبار چگونه است

اگر حتی برای یک کسب و کار کوچک می خواهید انبار ایجاد کنید ، مدیریت موجودی یک بخش کلیدی از نحوه کنترل دارایی های خودتان است. با ما همراه باشید تا اصول مدیریت موجودی انبار را بررسی کنیم. مدیریت انبار زیر مجموعه ای از مدیریت موجودی است و بر دانستن اینکه کدام محصولات ورودی و خروجی هستند و همچنین محل قرارگیری هر کالا متمرکز است. مدیریت انبار مشابه مدیریت موجودی است، با این تفاوت که تمرکز محدودتری بر عملکرد یک انبار خاص، از جمله داده‌های مربوط به مقادیر و مکان‌های محصول، و همچنین عملکرد اپراتور انبار است.

برای راه اندازی یک انبار کارآمد، یک مدیر انبار آگاه تعیین کنید و یک سیستم مدیریت موجودی انبار را پیاده سازی کنید که به شما کمک می کند تا از فرآیند و محصول مطلع شوید. این مقاله برای صاحبان مشاغل کوچک است که در حال ایجاد و گسترش اولین انبار خود هستند یا می خواهند عملیات انبارهای موجود خود را ساده کنند. اگر کسب و کار کوچک شما کالاهایی را که می فروشید در یک انبار ذخیره می کند، مدیریت انبار بخشی جدایی ناپذیر از مدیریت زنجیره تامین شما است.

مدیریت انبار برای دریافت موجودی محصولاتی که در کسب و کار شما در دسترس است و همچنین اطمینان از حفظ سطوح بهینه ضروری است تا بتوانید به سرعت سفارشات مشتری را تامین نمایید. درک چگونگی توسعه یک برنامه مدیریت انبار و انتخاب نرم افزار مدیریت موجودی که کسب و کار شما برای پشتیبانی از آن نیاز دارد برای آگاه ماندن از موجودی خود، جلوگیری از گم شدن و سرقت و راضی نگه داشتن مشتریان با تکمیل سریع سفارشات، امری بسیار کلیدی در کسب و کار شماست.    

مدیریت موجودی انبار چیست؟

مدیریت موجودی انبار فرآیندی است که طی آن انبار ذخیره شده در یک انبار یا سایر تأسیسات ذخیره سازی دریافت، ردیابی، ممیزی و مدیریت برای انجام سفارش می شود. مدیریت انبار همچنین شامل پر کردن موجودی در صورت رسیدن به مقادیر حداقلی از پیش تعیین شده است و بر اساس داده‌های فروش گذشته، موجودی شما را به سطوح بهینه می رساند.

مانند فرآیندهای مدیریت موجودی گسترده تر، مدیریت انبار بر مدیریت محصولات ورودی و خروجی متمرکز است، در حالی که می داند تک تک قطعات در کجا قرار دارند.

بر اساس یک نقل قول از دیوید سینگلتری، مدیر عامل شرکت مشاوره فناوری DJS-DIGITAL: "مدیریت موجودی، جریان ورودی و خروجی موجودی شما را کنترل می کند، همچنین آن موجودی را حفظ و کنترل می کند. بنابراین شما با مدیریت موجودی می تواند دریابید که قطعات شما در هر زمان کجا هستند."

مدیریت انبار زیر بخش خاصی از یک برنامه مدیریت موجودی گسترده تر است که بر تمامی محصولات نگهداری شده توسط یک شرکت از نقطه ایجاد سفارش خرید برای تامین کنندگان تا اطمینان از تحویل ایمن محصولات به مشتریان نظارت می کند. مدیریت انبار بر سازماندهی و ردیابی موجودی در حین ذخیره سازی و همچنین سرعت فروش اقلام خاص متمرکز است.

یک نقل قول از گاوین دیویدسون، سرپرست مدیریت محصول ERP در شرکت Oracle NetSuite : "مدیریت انبار همه آن چیزی است که شما در مورد حجم و سرعت نیاز دارید. شما نمی خواهید که ضعف شما در مدیریت انبار مانع ارسال محصولات شود."

شما می‌خواهید مطمئن شوید که کارمندان شما می‌توانند هر تعداد سفارش را که به آنها داده می‌شود انتخاب، بسته‌بندی و ارسال کنند.» ذکر این نکته در اینجا حائز اهمیت است که مدیریت انبار فرآیندی است که در آن انبارها به شیوه ای کارآمد و قابل اعتماد کار می کنند. این بخش کوچک‌تری از فرآیند مدیریت موجودی گسترده‌تر است که یک کسب‌ و کار برای کنترل موجودی در کل اکوسیستم خود استفاده می‌کند.  

تفاوت بین مدیریت انبار و مدیریت موجودی چیست؟

مدیریت انبار به طور خاص به کالاهایی مربوط می شود که در انبارها و تأسیسات ذخیره سازی نگهداری می شوند، نه کالاهایی که در ویترین فروشگاه ها یا کالاهایی که در فرآیند تولید استفاده می شوند. این بخشی از فرآیند مدیریت موجودی بزرگ‌تر است که از نقطه خرید تا محل فروش، بر موجودی انبار نظارت می‌کند. اما در حالی که آن موجودی در انبار شما ذخیره می شود، شما به فرآیندی نیاز دارید تا اطمینان حاصل کنید که دچار سر در گمی نمی شوید، بنابراین زمانی که زمان فروش آن فرا رسید به راحتی قابل دسترس می باشد.

مدیریت انبار با حصول اطمینان از اینکه اقلام به موقع به ویترین فروشگاه ها یا مشتریان ارسال می شوند، به فرآیند مدیریت موجودی گسترده تر مربوط می شود. هنگامی که یک فروش انجام می شود یا یک سفارش انتقال وارد می شود، باید انبار به صورت پویا عمل کنند تا کارمندان بتوانند به سرعت اقلام را انتخاب کنند، آنها را بسته بندی و ارسال کنند. این به معنای ذخیره اقلام در مکان‌های قابل پیش‌بینی و شناسایی و ثبت آن‌ها هنگام خروج از درب انبار تا تحویل نهایی است.  

سیستم های مدیریت موجودی انبار چگونه کار می کنند؟

نرم افزار مدیریت موجودی انبار چندین ویژگی کلیدی را ارائه می دهد تا به شما در نظارت بر کالاهای موجود در انبارهای خود و نظارت بر کنترل موجودی کمک کند. در برخی موارد، نرم افزار مدیریت انبار در راه حل های نرم افزاری برنامه ریزی منابع سازمانی گسترده تر (ERP) ساخته شده است. در موارد دیگر، نرم افزار مدیریت انبار به عنوان یک سیستم مستقل عمل می کند.

اگر می خواهید موجودی خود را در کل اکوسیستم شرکت خود مدیریت کنید، بهتر است یک فرآیند یکپارچه را خریداری کنید. نرم افزار مدیریت موجودی، خرید، ردیابی و حمل و نقل محصولات را پوشش می دهد و تضمین می کند که بدانید چه محصولاتی در چه زمانی در کجا هستند.

آنها همچنین می توانند به عنوان ابزار پیش بینی عمل کنند و به شما کمک کنند تا اقلام را بر اساس تقاضای مورد انتظار مشتری مطابق با داده های فروش تاریخی سفارش دهید.

برخی نیز هشدارها و اعلان‌هایی را برای بهبود فرآیند عملیاتی انبار شما ارائه می‌دهند، که برای مثال، زمان انجام شمارش چرخه را نشان می‌دهد. ذکر این نکته خالی از لطف نیست که نرم افزار مدیریت موجودی انبار به عنوان یک راه حل مستقل یا به عنوان بخشی از یک سیستم ERP که شامل نرم افزار مدیریت موجودی است در دسترس است.  

بهترین روش ها برای مدیریت موجودی انبار 

این مراحل راه اندازی انبار شما برای موفقیت و کارایی است. هنگامی که برای اولین بار انبار خود را ایجاد می کنید، اطمینان حاصل کنید که این فرآیندها به منظور به حداکثر رساندن کارایی و جابجایی سریع محصولات در صورت نیاز انجام می شوند.

1. یک مدیر انبار تعیین کنید.

راه اندازی یک انبار کارآمد با انتصاب فردی که قادر به مدیریت انبار باشد شروع می شود. کسب‌وکار شما باید مدیر انباری را استخدام کند که تجربه گسترده‌ای در اداره انباری مشابه با آن چیزی که شما دارید داشته باشد.

اگر شما یک انبار دارید پس قطعا به یک مدیر انبار نیاز دارید دارید. وظیفه مدیر انبار این است که مطمئن شود همه چیز به خوبی پیش می رود. آنها همچنین وظیفه پشتیبانی از انبار را دارند.

شما به کسی نیاز دارید که توانایی سازماندهی کردن را داشته باشد، با عملیات انبار آشنا باشد و با استفاده کردن از تکنولوژی های جدید بیگانه نباشد. مدیر انباری که شما استخدام می کنید کارگران شما را در موقعیت‌های روزانه نظارت می‌کند و مطمئن می‌شود که اقلام به درستی اسکن و فهرست‌بندی می‌شوند.

آنها همچنین به طور مرتب با نرم افزار مدیریت موجودی انبار شما درگیر می شوند تا دید وسیع تری از موجودی شما داشته باشند. در نهایت، هر گونه ناهنجاری یا مشکلی که به وجود می آید توسط مدیر انبار شما رسیدگی می شود، بنابراین آنها باید بتوانند هر زمان که کارمندان انبار شما مشکلی را شناسایی کردند، به صورت پویا پاسخ دهند.  

2. چیدمان انبار را تعیین کنید.

چیدمان اصولی و درست فیزیکی انبار شما به کارمندان انبار شما در برداشت سریع، بسته بندی و ارسال اقلام در هنگام فروش یا انتقال سفارش کمک می کند. تفکیک انبارها به مناطق یا زمین‌ها و شماره‌ گذاری راهروها و یا حتی وسایلی مانند سطل‌ها می‌تواند به کارگران انبار کمک کند تا مکان‌ های ذخیره‌ سازی را راحت تر بیابند. هر انباری به یک شکل راه اندازی نمی شود، اما یک انبار سازمان یافته پیش نیاز عملیات کارآمد است.

نحوه طراحی فضای انبار خود می تواند بسته به نوع محصولاتی که ذخیره می کنید متفاوت باشد. به عنوان مثال، انباری که ماشین‌آلات بزرگ را ذخیره می‌کند، ممکن است مناطق خاصی داشته باشد. هنگام طراحی فضای فیزیکی، باید در نظر بگیرید که یک کارمند انبار چگونه در انبار شما حرکت می کند. اطمینان حاصل کنید که اقلام با ارزش بالا و حجم معاملات بالا به راحتی قابل دسترسی هستند.

شما معمولاً در انبار خود ردیف قفسه‌ها را دارید و ممکن است آن‌ها را در مناطق مختلف سازماندهی کنید. شاید با تغییر کسب و کارتان، انبار خود را سازماندهی مجدد کنید. بخشی از آن شناسایی اقلامی است که به سرعت در انبار شما در حال ارسال و دریافت هستند و آنها را در مکان‌هایی قرار می‌دهید که دسترسی به آنها آسان‌تر است.  

3. یک گردش کار ایجاد کنید.

با وجود یک مدیر انبار منصوب برای نظارت بر عملیات انبار شما و یک سیستم سازمانی در محل، شما همچنین باید یک گردش کاری خاص را ایجاد کنید. مدیر انبار باید در این زمینه تجربه داشته باشد، بنابراین از نزدیک با آنها در مورد چگونگی ایجاد یک گردش کار انبار که برای کسب و کار شما منطقی است، همکاری کنید. طبق گفته گردش کار شما باید به چند نکته کلیدی توجه کند:

- چگونه موجودی جدید را دریافت کنم؟

- وقتی موجودی جدید دریافت می شود، کجا می رود؟

- ردیابی موجودی در زمان رسیدن، زمان انتقال و خروج از انبار چگونه است؟

وقتی زمان فروش آن قطعه فرا می رسد، دانستن محل ذخیره سازی آن بسیار مفید است. شما به سیستمی نیاز دارید که به شما بگوید دقیقاً به محل قرار داشتن محصول بروید. شما باید جایگاه آن را شناسایی کنید زیرا از محل خود تا انتهای درب تا تحویل به مشتری منتقل می شود. علاوه بر این، باید چندین ملاحظات عملیاتی را با مدیر انبار خود در میان بگذارید، از جمله:

  شناسایی مکان موجودی در انبار:

این شناسایی به ویژه هنگام فروش در کانال‌های فروش متعدد مهم است و از فروش بیش از حد و اشتباه به مقادیر منفی جلوگیری می‌کند.

شمارش چرخه و ممیزی منظم موجودی:

انجام شمارش چرخه منظم برای پیشگیری از ضرر و کنترل موجودی مهم است. بدون شمارش چرخه منظم، ممکن است اجناس بدون اطلاع مدیر انبار گم شوند یا به سرقت بروند. اگر فقط یک بار در سال شمارش موجودی را انجام دهید، می توانید به سرعت متوجه شوید که در طول زمان مقدار زیادی موجودی را از دست داده اید. اجرای شمارش چرخه منظم هنگام برخورد با کالاهایی که منقضی می شوند بسیار مهم است. اجرای موجودی بیشتر روی اقلام با بالاترین ارزش یا پرفروش شما حساب می شود.

روش‌های حسابداری:

بسته به نحوه عملکرد انبار شما، ممکن است ترجیح دهید از روش‌های اولین خروجی (FIFO)، آخرین در اولین خروجی (LIFO) یا هزینه‌یابی متوسط استفاده کنید. این روش های حسابداری برای مدیریت انبار شما مهم هستند، زیرا اکثر نرم افزارهای مدیریت موجودی با نرم افزار حسابداری شما ادغام می شوند تا از نیاز به ورود مضاعف جلوگیری کرده و خطر خطای انسانی را از بین ببرند. نرم افزار مدیریت موجودی انبار شما باید یک روش هزینه یابی سازگار با بقیه حسابداری شما داشته باشد.

گزارش داده ها در انبار:

مدیران انبار مسئول تولید و توزیع گزارش های داده ای هستند که می توانند در نرم افزار مدیریت موجودی انبار شما تولید و سفارشی سازی شوند. این گزارش‌ها شامل اطلاعاتی مانند مقادیر محصول، داده‌های فروش، داده‌های درخواست از فروشندگان و اطلاعات مربوط به محصولات گم شده یا منقضی شده است.

4. نرم افزار مدیریت موجودی انبار را پیاده سازی کنید.

یک نرم‌افزار مدیریت موجودی انبار می‌تواند به خودکارسازی و ساده‌سازی تعدادی از وظایف مدیریت انبار و همچنین بروزرسانی رکورد تمام موجودی موجود در زمان واقعی کمک کند. تا زمانی که تیم انبار شما به درستی اقلامی را که به انبار شما می آیند و در سرتاسر آن جابجا می شوند اسکن و کاتالوگ می کند، نرم افزار مدیریت موجودی انبار شما تمام موجودی موجود و مکان خاص آن را در انبار به شما نشان می دهد.

بیشتر اطلاعات باید در نرم افزار ERP موجود باشد. این اطلاعات به شما می گوید که کدام اقلام باید در چرخه شمارش شوند و هر چند وقت یکبار باید شمارش شوند که از داده های تراکنش ها به دست می آید.

همچنین باید به روندها در طول زمان نگاه کند، مانند تعداد بسته هایی که در این ماه در مقایسه با ماه گذشته و ماه قبل ارسال کردید. به دنبال روندها باشید و روند ها بررسی کنید تا ببینید آیا چیزی در بخش عملیاتی کسب و کار شما برای جلوگیری از ارسال و دریافت اتفاق می افتد یا خیر.

با توجه به مطالب گفته شده برای راه اندازی کارآمد یک انبار، استخدام یک مدیر انبار قابل اعتماد، پیاده سازی نرم افزار مدیریت موجودی موثر و ایجاد جریان کاری که شامل شمارش چرخه منظم، ردیابی موجودی و گزارش داده های قوی است از الزامات می باشد.