چرخه حسابداری و هشت مرحله اصلی آن

چرخه حسابداری چیست

در فرآیند چرخه حسابداری هشت مرحله اساسی وجود دارد که اگر آن ها را به درستی بیاموزید می توانید وظایف حسابداری شرکت خود را به درستی به انجام برسانید. چرخه حسابداری شامل هشت مرحله اساسی است که تضمین می کند یک کسب و کار وظایف حسابداری خود را به طور دقیق انجام می دهد.

این فرآیند ها را به صورت ماهانه، سه ماهه یا سالانه بر اساس تعداد دفعاتی که شرکت شما به گزارش های مالی نیاز دارد، انجام دهید. شرکت ها می توانند مراحل فرآیند حسابداری را متناسب با مدل کسب و کار و رویه های حسابداری خود تغییر دهند. این مقاله برای صاحبان مشاغل، حسابداران و حسابدارانی است که می خواهند وظایف حسابداری شرکت خود را به طور دقیق پردازش کنند. هنگام تهیه صورت های مالی، کسب و کارها یک سری مراحل دقیق را انجام می دهند که برای تبدیل داده های مالی اولیه به گزارش های منسجم، کامل و دقیق طراحی شده اند.

این فرآیند سیستماتیک چرخه حسابداری نامیده می‌شود و به تسهیل گزارشگری مالی برای صاحبان مشاغل کمک می‌کند. در اینجا نگاهی عمیق به چرخه حسابداری، از جمله هشت مرحله اصلی درگیر و اینکه چگونه یک نرم افزار خوب حسابداری می تواند این فرآیند را خودکار کند، آورده شده است.

چرخه حسابداری یک فرآیند جامع است که برای تسهیل مسئولیت های مالی یک شرکت برای صاحب، حسابدار یا حسابدار آن طراحی شده است. چرخه حسابداری مسئولیت های یک حسابدار را به هشت مرحله اساسی برای شناسایی، تجزیه و تحلیل و ثبت اطلاعات مالی تقسیم می کند.

این به عنوان یک دستورالعمل روشن برای تکمیل دقیق وظایف حسابداری عمل می کند. چرخه حسابداری یک فرآیند کل نگر است که معاملات یک کسب و کار را از ابتدا تا انتها ثبت می کند و به کسب و کارها کمک می کند تا به صورت سازماندهی شده و کارآمد باقی بمانند.

این چرخه تمام حساب ‌های شرکت، اعتبارات، بدهی‌ها، ورودی‌های مجله، صورت‌ های مالی و بسته شدن دفتر را در بر می‌گیرد. یکی از اهداف اصلی چرخه حسابداری این است که اطمینان حاصل شود که تمام امور مالی در طول دوره حسابداری به طور دقیق ثبت و در صورت ‌های مالی منعکس شده است. این فرایند مانند یک چک لیست عمل می کند که باید پس از پایان دوره حسابداری تکمیل شود.

یک شرکت می تواند چرخه حسابداری را به صورت ماهانه، سه ماهه یا سالانه بر اساس تعداد دفعات نیاز شرکت به گزارش های مالی انجام دهد.   دوره زمانی چرخه حسابداری دوره حسابداری یک کسب و کار به عوامل متعددی از جمله الزامات گزارشگری خاص و مهلت های آن بستگی دارد. بسیاری از شرکت ها دوست دارند عملکرد مالی خود را هر ماه تجزیه و تحلیل کنند، در حالی که برخی دیگر بر گزارش های فصلی یا سالانه تمرکز می کنند. در پایان دوره حسابداری، شرکت ها باید صورت های مالی را تهیه کنند.

واحد های دولتی باید مقررات را رعایت کنند و صورت های مالی را قبل از مهلت های تعیین شده ارائه کنند.   چرخه حسابداری در مقابل چرخه بودجه چرخه حسابداری با چرخه بودجه یکسان نیست. در حالی که یک چرخه حسابداری بر روی رویداد های یک دوره خاص تمرکز دارد و از گزارش دقیق تراکنش های مالی اطمینان می دهد، چرخه بودجه با عملکرد آتی مرتبط است و به برنامه ریزی معاملات آتی کمک می کند. چرخه حسابداری به تولید اطلاعات مفید برای کاربران خارجی مانند سهامداران و سرمایه گذاران کمک می کند، در حالی که چرخه بودجه به طور خاص برای مدیریت داخلی استفاده می شود.

خودکارسازی چرخه حسابداری با نرم افزار حسابداری نرم افزار حسابداری به خودکارسازی چندین مرحله در چرخه حسابداری کمک می کند و به شما امکان می دهد تاریخ چرخه را مشخص کنید، گزارش ها را به صورت خودکار دریافت کنید، نادرستی ها را شناسایی کنید و گزارش ها را به راحتی تطبیق دهید.

بسته به ویژگی‌های نرم ‌افزار حسابداری، حسابداران، حسابداران رسمی و صاحبان مشاغل نیازی به مداخله یا انجام دستی برخی از مراحل چرخه حسابداری ندارند. حتی اگر نرم ‌افزار حسابداری به صورت مستقل و خودکار برای انجام یک سری وظایف در چرخه حسابداری فعالیت می کند، باز هم برای صاحبان کسب ‌و کار و حسابداران درک فرآیند و رعایت ضرب‌ الاجل‌ ها ضروری است.

اصلاح چرخه حسابداری شرکت ‌ها همچنین مراحل چرخه حسابداری را برای تطبیق با مدل‌ های تجاری و رویه‌ های حسابداری خود تغییر می‌دهند. این تغییرات عمده با توجه به نوع روش حسابداری که یک کسب و کار استفاده می کند انجام می شود. شرکت ها ممکن است از حسابداری نقدی یا حسابداری تعهدی پیروی کنند یا بین حسابداری یک طرفه و دو طرفه یکی را انتخاب کنند. حسابداری دو طرفه برای شرکت هایی ایده آل است که تمام گزارش های حسابداری اصلی، از جمله ترازنامه، صورت جریان وجوه نقد و صورت سود و زیان را ایجاد می کنند.  

هشت مرحله چرخه حسابداری

در اینجا نگاهی عمیق به هشت مرحله در چرخه حسابداری می اندازیم.

1. شناسایی و تجزیه و تحلیل معاملات در طول دوره حسابداری. یک کسب و کار چرخه حسابداری خود را با شناسایی و جمع آوری جزئیات مربوط به معاملات در طول دوره حسابداری آغاز می کند. هنگام شناسایی یک تراکنش، باید تأثیر آن را تعیین کنید. معاملات شامل هزینه ها، تملک دارایی، استقراض، پرداخت بدهی، بدهی های تحصیل شده و درآمدهای فروش است.

2. معاملات را در دفاتر مالی ثبت کنید. گام بعدی این است که تراکنش‌های مالی خود را به‌عنوان نوشته ‌های دفاتر در نرم‌افزار حسابداری یا دفتر کل ثبت کنید. برخی از شرکت ها از فناوری نقطه فروش مرتبط با دفتر هایشان استفاده می کنند و مراحل یک و دو را با هم ترکیب می کنند. با این حال، برای کسب و کارها ضروری است که هزینه های خود را پیگیری و شناسایی کنند. نوع و روش حسابداری شما تعیین می کند که چه زمانی هزینه ها و درآمدها را شناسایی می کنید. برای حسابداری تعهدی، تراکنش های مالی را در صورت وقوع شناسایی خواهید کرد.

از سوی دیگر، حسابداری نقدی شامل جستجوی معاملات هر زمان که پول نقد تغییر می کند، می شود. حسابداری دوطرفه پیشنهاد می کند که هر معامله را به عنوان اعتبار یا بدهی در دفاتر جداگانه ثبت کنید تا ترازنامه، صورت جریان وجوه نقد و صورت سود و زیان مناسب حفظ شود. از سوی دیگر، حسابداری یک طرفه بیشتر شبیه مدیریت دسته چک است. به چندین ورودی نیاز ندارد اما در عوض یک گزارش موجودی می دهد.

3. ارسال معاملات به دفتر کل. هنگامی که تراکنش ها در دفاتر مالی ثبت می شوند، به دفتر کل نیز ارسال می شوند. دفتر کل یک جنبه حیاتی از حسابداری است که به عنوان سرور اصلی تمام تراکنش های مالی عمل می کند.دفتر کل فعالیت های مالی حساب های مختلف را تجزیه و تحلیل می کند تا بتوانید حساب های مالی مختلف شرکت را پیگیری کنید. حساب نقدی تا حد زیادی مهم ‌ترین حساب در یک دفتر کل است، زیرا ایده‌ای از پول نقد موجود در هر زمان ارائه می‌دهد.

4. تراز آزمایشی تعدیل نشده را محاسبه کنید. در حالی که مراحل چرخه حسابداری در مراحل قبل در زمانی که خدمات حسابداری ارائه می شود اتفاق می افتد ، شما پس از پایان دوره و شناسایی، ثبت و ارسال همه تراکنش ‌ها، مانده آزمایشی تعدیل نشده را محاسبه می‌کنید. موجودی آزمایشی به شما ایده ای از موجودی تعدیل نشده هر حساب می دهد. سپس چنین تعادلی برای آزمایش و تجزیه و تحلیل به مرحله بعدی منتقل می شود.

ایجاد تراز آزمایشی تعدیل نشده برای یک کسب و کار بسیار مهم است، زیرا کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که کل بدهی ها با کل اعتبارات در سوابق مالی شما برابر است.

اگر آن‌ ها این کار را نکنند، چیزی یا گم شده است یا نادرست است. این مرحله به طور کلی ناهنجاری‌ها را شناسایی می‌کند، مانند پرداخت‌هایی که ممکن است فکر کنید جمع‌آوری شده‌اند و صورت ‌حساب‌ هایی که فکر می‌کردید تسویه شده‌اند اما در واقع اینطور نبوده‌اند. صرف نظر از سناریو، موجودی آزمایشی تنظیم نشده، تمام اعتبارات و بدهی های شما را در یک جدول نمایش می دهد. در مرحله بعدی، بررسی خواهید کرد که چه چیزی اشتباه بوده است.

5. کار برگ را برای شناسایی خطا ها تجزیه و تحلیل کنید. مرحله پنجم چرخه حسابداری شامل تجزیه و تحلیل کاربرگ های شما برای شناسایی ورودی هایی است که نیاز به تنظیم دارند. از آنجایی که هر تراکنش به عنوان اعتبار یا بدهی ثبت می شود، این مرحله مستلزم اطمینان از برابری کل موجودی اعتبار و مانده بدهی است.

جدای از شناسایی خطاها، این مرحله به تطبیق درآمد و هزینه در هنگام استفاده از حسابداری تعهدی کمک می کند. هر گونه مغایرت باید با انجام تنظیمات برطرف شود که در مرحله بعد اتفاق می افتد.

6. ورودی های دفاتر را برای رفع خطا ها تنظیم کنید. هنگامی که دوره حسابداری به پایان می رسد، ورودی های دفاتر را برای رفع اشتباهات و ناهنجاری های یافت شده در طول تجزیه و تحلیل کاربرگ را تنظیم می کنید. از آنجایی که این مرحله نهایی قبل از ایجاد صورت های مالی است، باید همه چیز را با کمک تراز آزمایشی تنظیم شده جدید دوباره بررسی کنید.

7. ایجاد و تولید صورت های مالی. هنگامی که شرکت تمام ورودی های تعدیل را انجام داد، صورت های مالی را ایجاد می کند. اکثر شرکت ها ترازنامه، صورت سود و زیان و صورت جریان نقدی را ایجاد می کنند. ترازنامه و صورت سود و زیان رویداد های تجاری در آخرین مرحله چرخه حسابداری را نشان می دهد. اکثر کسب و کارها صورت جریان نقدی تولید می کنند.

در حالی که اجباری نیست، این موارد به پروژه و پیگیری جریان نقدی کسب و کار شما کمک می کند. این صورت‌های مالی مهم‌ ترین نتیجه چرخه حسابداری هستند و برای هر کسی که علاقه‌مند به مقایسه کسب‌ و کار شما با دیگران است، حیاتی است. آنها همچنین برای صاحبان مشاغل بسیار ارزشمند هستند. تفسیر صورت‌ های مالی به شما کمک می‌کند تا از امور مالی خود آگاه باشید و استراتژی ‌های رشد را طراحی کنید.

8. دفاتر دوره حسابداری را ببندید. آخرین مرحله در چرخه حسابداری، ثبت پایانی با نهایی کردن هزینه‌ ها، درآمد ها و حساب ‌های موقت در پایان دوره حسابداری است. این شامل بستن حساب های موقت، مانند هزینه ها و درآمد، و انتقال درآمد خالص به حساب های دائمی مانند سود انباشته است. پس از بستن دفاتر، صورت های مالی تولید شده یک تحلیل عملکرد جامع برای بازه زمانی ارائه می کند.

سپس چرخه حسابداری برای دوره گزارش جدید دوباره شروع می شود. زمان ایجاد شده بین تمام شدن چرخه حسابداری قبلی و شروع چرخه حسابداری بعدی وقت خوبی برای ثبت اسناد و برنامه ریزی برای دوره حسابداری بعدی است.